Olipa kyse sitten yliopistosta tai työstä, sinun on hallittava työtaakkaasi tehokkaasti ja pysyttävä tehtäviensä tasalla. Tässä artikkelissa keskitytään siihen, miten voit suunnitella ja hallita työmäärääsi tehokkaasti, mikä puolestaan auttaa vähentämään stressiä ja ahdistusta sekä lisäämään tuottavuuttasi ja tyytyväisyytesi tunnetta.

Tausta

Työmäärällä tarkoitetaan sitä työmäärää, joka sinun on suoritettava. Työmäärän ja siihen liittyvien tehtävien ja toimintojen hallinta on olennainen osa työtä ja myös henkilökohtaista elämää.

Useimmille meistä se alkaa tehtävälistan laatimisella, mutta työmäärän hallinta on muutakin: siihen kuuluu myös edistymisen seuranta, määräaikojen asettaminen ja tarvittaessa muiden ihmisten ottaminen mukaan yhteistyöhön.

Kun pystyt suunnittelemaan työmääräsi tehokkaasti, voit hallita tilannetta, koska tiedät, mitä on tulossa, ja voit myös kieltäytyä tehtävistä, joita et yksinkertaisesti pysty suorittamaan. Kun osaat hallita työmäärääsi tehokkaasti, voit työskennellä tuottavammin, jolloin tuotokset ovat laadukkaampia ja tyydyttävämpiä. Tämä puolestaan vähentää stressitasoasi ja tekee työstäsi miellyttävämpää.

Kun suunnittelet ja hallitset työmäärääsi, on otettava huomioon kolme keskeistä näkökohtaa:

1. Kuinka paljon työtä sinun on tehtävä?
2. Kuinka kiireellinen tai tärkeä kukin tehtävä on?
3. Kuinka vaikea tai aikaa vievä kukin tehtävä on?

Miten tämä voi vaikuttaa minuun?

Esimiehet odottavat työntekijöiltään yleensä korkeaa tuottavuutta ja he saattavat myös odottaa, että työntekijällä on kyky hallita aikaansa. Tämä ei kuitenkaan ole helppo tehtävä ja voi johtaa ylikuormittumiseen, joka puolestaan saattaa johtaa stressiin, ahdistukseen ja tuottavuuden heikkenemiseen.

Keskustelemalla autismikirjon ihmisten kanssa olemme oppineet, että tämä on yleinen haaste, etenkin kun aloitetaan uudessa tehtävässä. Yleisiä ongelmia ovat mm:

• Stressi ja ahdistus tulevista tehtävistä
• Yleinen hukkumisen tunne
• Työuupumusriski
• Kyvyttömyys “sammua” työn jälkeen, mikä voi johtaa huonoon unirytmiin ja kyvyttömyyteen rentoutua.
• Suuremmat poissaolot
• Myöhästyneet määräajat ja tapaamiset
• Viivyttely ja keskittymisen puute
• Tehottomuus ja työn heikko laatu
• Työssä tehtyjen virheiden lisääntyminen
• Kiristyneet työpaikan suhteet
• Työstä nauttimisen puute
• Jatkuva uudelleen aikatauluttaminen
• Työskentelet pidempään kuin pitäisi

Työmäärän tehokkaan suunnittelun ja hallinnan oppiminen on tärkeä osa työtä. Se voi olla pelottavaa, varsinkin jos se tuntuu ylimääräiseltä taakalta varsinaisen työn lisäksi. Tämä on normaalia ja ymmärrettävää. Kannattaa kuitenkin miettiä, miten suhtaudut työtaakkaasi, kuinka kauan asiat vievät sinulta aikaa ja mitä töitä voit ottaa vastaan – tai mistä voit kenties kieltäytyä.

Käytännön vinkkejä

Nämä vinkit voivat auttaa työmäärän hallinnan ja suunnittelun haasteisiin vastaamisessa:

• Aseta työsi tärkeysjärjestykseen ja aseta myös saavutettavissa olevat tavoitteet ja määräajat 

Listaa jokaisen työpäivän alussa kaikki tehtävät, jotka sinun on saatava valmiiksi. Järjestä ne kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan (ks. alla oleva nelikenttäkuva: kiireellinen ja tärkeä, ei kiireellinen mutta tärkeä, kiireellinen mutta ei tärkeä, ei kiireellinen eikä tärkeä). Jotkut tehtävät saattavat vaatia kiireellistä hoitoa, ja jotkut tehtävät voivat odottaa päivän loppuun asti. Eisenhowerin päätösmatriisin käyttäminen voi olla hyödyllistä, sillä se on yksinkertainen työkalu, joka auttaa sinua priorisoimaan ja keskittymään.

(lähde: Brett McKay, Kate McKay: A Man’s Life, Personal Development, 2013).

• Täsmennä tehtäviäsi

Kerää mahdollisimman paljon tietoa kustakin tehtävästä, esim. “miksi”, “mitä”, “kuka” ja harkitse myös “miten” lisäämistä, jos tiedät sen, vaikka se olisi vain ensimmäinen vaihe. Jos sinulla on käsitys siitä, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää, lisää myös se. Tämä voi auttaa sinua sisällyttämään pienempiä tehtäviä, jotka muuten saattaisivat jäädä huomiotta.

• Harkitse sähköisiä suunnitteluvälineitä
  Sähköiset suunnitteluohjelmistot voivat auttaa sinua pysymään aikataulussa ja korostamaan kiireellisiä tehtäviä. Esimerkkejä sähköisistä tehtävälista ohjelmistoista ovat Apple Reminders, Microsoft To-Do ja Google Tasks.On myös kehittyneempiä työkaluja, joiden avulla voit hallita useita listoja visuaalisesti niin sanotulla Kanban-taululla. Ne on suunniteltu tiimejä varten, mutta ne toimivat erinomaisesti myös yksittäisille henkilöille. Esimerkkejä ovat Trello, DragApp ja Basecamp.

• Vältä moniajoa

Jos et ole erittäin järjestelmällinen, moniajo on yleensä haitaksi ja keskittyminen yhteen tehtävään kerrallaan on usein tuottavampaa.

• Keskustele työmäärästä esimiehesi kanssa

Keskustele esimiehesi kanssa, jos tunnet olosi ylikuormitetuksi tai ylirasittuneeksi. Hän voi ehkä auttaa sinua hallitsemaan ja suunnittelemaan työmäärääsi tai jakaa osan tehtävistä muille tiimisi jäsenille.

• Myönnä, ettet voi tehdä kaikkea
  Voi tuntua, että sinun on pakko suostua, kun esimiehet tai tiimin jäsenet esittävät sinulle uusia tehtäviä. Liian vastuun ottaminen voi kuitenkin johtaa stressiin ja ahdistukseen. Jos sinusta tuntuu, että sinulla ei ole aikaa suorittaa sinulle pyydettyä tehtävää, sano se, äläkä kuormita itseäsi liikaa. Tämä voi olla hankalaa, mutta on parempi olla rehellinen sen suhteen, kuinka paljon työtä jaksat tehdä, kuin ottaa vastaan työtä, jota et pysty tekemään.

• Keskity henkilökohtaisiin vahvuuksiisi
  Jokainen yksilö omaa ainutlaatuisia vahvuuksia, joita hän voi tuoda työtiimiin, ja sellaisten tehtävien vastaanottaminen, joissa et ehkä ole kovin hyvä, voi johtaa turhautumiseen ja ylikuormittuneisuuden tunteeseen. Varmista, että työtiimisi tuntee vahvuutesi ja että sinä tunnet heidän vahvuutensa. Jokin asia, jossa sinä olet hyvä, saattaa viedä sinulta vähemmän aikaa kuin tiimisi muilta jäseniltä ja päinvastoin. Ota huomioon tiimin eri jäsenten vahvuudet, kun jaat tehtäviä.

• Käytä aikaa tehtävän ymmärtämiseen
  Tehtävän tunteminen sisältä ja ulkoa voi säästää paljon aikaa. Kun sinulla on selkeät prioriteetit, tulokset ja aikataulut, voit ymmärtää tehtävän paremmin ja saattaa sen ajoissa päätökseen. Jos et ole varma tehtävästä, pyydä selvennystä esimieheltä tai tiimin jäseneltä.

• Tiedä milloin lopettaa
  Tehtävän tunteminen tarkoittaa, että tiedät, milloin se on valmis. Tätä ei kuitenkaan ole aina helppo määritellä ja usein on epävarmuutta siitä, minkälaisella tasolla tehtävä on saatettava loppuun. Välttääksesi tämän epävarmuuden varmista, että asetat itsellesi aikarajan, jonka jälkeen tarkistat esimieheltäsi, miten olet edistynyt. Sen jälkeen voitte yhdessä arvioida, paljonko tehtävää on vielä jäljellä.

• Pidä taukoja

Tarjoa työpäivästäsi aikaa levätä ja virkistäytyä, kävellä tai levätä henkilökunnan huoneessa tai kahvilassa. Jos henkilöstöhuoneet ja kahvilat tuntuvat ylivoimaisilta, harkitse taukoa ulkona, penkillä, puistossa tai jopa autossa (jos sinulla on sellainen). Jos tarvitset aikaa itsellesi, se on ihan ok, sinun ei tarvitse pitää taukojasi muiden henkilökunnan jäsenten kanssa.

• Varaa aikaa pienempien tehtävien suorittamiseen

Pienet tehtävät voivat usein olla päivittäisellä tehtävälistalla, mutta ne unohtuvat muiden tärkeämpien ja tärkeämpien tehtävien takia. Varaa näihin tehtäviin tietty määrä aikaa, ehkä yksi tai kaksi iltapäivää viikossa. Jos tehtävälistalla on vain pienempiä tehtäviä, voit tuntea olosi virkeämmäksi.

• Tarkasta työsi

Joskus saatat käyttää liikaa aikaa tiettyihin projekteihin tai tehtäviin.
Käytä aikaa analysoidaksesi työaikasi ja katso, mihin suurin osa ajastasi kuluu. Saatat joutua harkitsemaan painopisteen muuttamista tai saatat huomata, että muut tiimin jäsenet pystyvät paremmin hoitamaan tehtäviä, jotka vievät sinulta aikaa ja voit ehkä auttaa heitä joissakin tehtävissä, jotka vievät heiltä aikaa.

• Tarkista tapaamiset

Tarpeettomat tapaamiset tai kokoukset saattavat tuhlata aikaasi. Ovatko kaikki tapaamiset, joihin osallistut, merkityksellisiä työsi kannalta? Jos näin ei ole, harkitse kysymistä osallistumisesi tarpeellisuudesta ja perustele tätä sillä, miten voisit antaa suuremman panoksen muihin tehtäviisi, jos et osallistuisi tähän kokoukseen.

• Järjestä paperityösi

Tämä voi olla fyysistä tai sähköistä paperityötä, mutta asiakirjojen hyvä järjestys voi parantaa tuottavuutta. Järjestä sähköpostit, tietokoneen tiedostot ja kansiot sekä fyysiset paperit. Harkitse, että fyysisiä asiakirjoja on vain tehtävissä olevia töitä varten, ja arkistoi kaikki muut tehdyt työt. Ryhdy välittömiin toimiin paperitöiden suhteen, järjestä ne asianmukaisiin kansioihin ja varaa aikaa kansioiden uudelleen järjestämiseen säännöllisesti.

• Sulje sähköpostit
  Sähköpostiohjelman pitäminen auki koko päivän voi olla häiritsevää, sillä saapuvien sähköpostiviestien säännöllinen vastaanottaminen voi viedä huomiosi pois käsillä olevasta tehtävästä. Harkitse sen sijaan sähköpostien tarkistamista säännöllisin väliajoin, ehkä tunnin välein tai kunkin tehtävän päätteeksi.

Palkitse saavutuksesi
On tärkeää tunnustaa, mitä olet saavuttanut ja antaa itsellesi tunnustusta kovasta työstä. Jos mahdollista, palkitse itsesi niinkin yksinkertaisella asialla kuin kupillisella teetä tai kahvia.

Kysymyksiä pohdittavaksi

Kun mietit työmäärääsi, voit pohtia seuraavia kysymyksiä:

• Tarvitsetko työpaikan mukautuksia tuottavuutesi parantamiseksi?
  (katso yleisimmät työpaikan mukautukset)
• Haluatko puhua esimiehesi tai tiimisi jäsenten kanssa työmäärästäsi?
• Onko sinulla selkeät määräajat tehtävällesi?
• Otatko vastaan enemmän työtä kuin sinulta odotetaan?
• Oletko selvillä siitä, millaista laatua sinulta odotetaan ja kuinka kauan tietyn tehtävän pitäisi kestää?
• Oletko suunnitellut riittävästi taukoja aikatauluusi?

Tekijä

This article was written by Rachael Maun, Leeds Beckett University