charge de travail et tenir le rythme des tâches qui vous ont été confiées. Cet article explique comment planifier et gérer votre charge de travail, ce qui vous aidera à réduire le stress et l’anxiété et à augmenter votre productivité et votre sentiment d’accomplissement.

Arrière-plan

Votre charge de travail fait référence à la quantité de travail que vous devez accomplir. La gestion de votre charge de travail, ainsi que des tâches et des activités qu’elle implique, est un élément essentiel de notre travail et de notre vie personnelle.

Pour la plupart d’entre nous, cela commence par l’établissement d’une liste de choses à faire, mais la gestion de la charge de travail ne se limite pas à cela : elle implique également le suivi des progrès, la détermination des délais et, le cas échéant, la participation d’autres personnes à des collaborations.

Le fait de pouvoir planifier efficacement votre charge de travail vous place dans une position de contrôle, car vous savez ce qui vous attend et vous pouvez dire “non” aux tâches qu’il vous est impossible d’accomplir. De même, le fait de savoir comment gérer efficacement votre charge de travail vous permet de travailler de manière plus productive, d’avoir de meilleurs résultats et vous procure une plus grande satisfaction. Cela réduira votre niveau de stress et rendra votre travail plus agréable.

Pour planifier et gérer votre charge de travail, il faut tenir compte de trois aspects essentiels :

1. La quantité de travail que vous avez à faire
2. L’urgence ou l’importance de chaque tâche
3. La difficulté ou le temps nécessaire à chaque tâche.

Comment cela peut-il m’affecter?

Les managers ont tendance à attendre de leurs employés des niveaux élevés de productivité. Ils peuvent aussi s’attendre à ce qu’un employé ait la capacité de gérer son temps. Cependant, ce n’est pas une tâche facile et le fait d’être surmené et débordé peut entraîner du stress, de l’anxiété et une perte de productivité.

En discutant avec des diplômés autistes, nous avons appris qu’il s’agit d’un défi fréquent, surtout lorsque l’on commence à occuper un nouveau poste. Les problèmes les plus courants sont les suivants :

• Du stress et de l’anxiété face aux tâches à accomplir.
• Un sentiment général d’être dépassé par les événements.
• Un risque d’épuisement professionnel.
• L’incapacité à se déconnecter après le travail, ce qui peut entraîner des troubles du sommeil et une incapacité à se détendre.
• Un niveau d’absentéisme plus élevé.
• Des échéances et des rendez-vous manqués.
• De la procrastination et un manque de concentration.
• De l’inefficacité et un travail de faible qualité.
• Une augmentation des erreurs commises dans le travail.
• Des relations tendues sur le lieu de travail.
• Un manque de plaisir dans votre travail.
• Une reprogrammation constante.
• Travailler plus longtemps que vous ne le devriez.

Apprendre à planifier et à gérer efficacement sa charge de travail est un aspect important du travail. Cela peut être décourageant, surtout lorsque cela ressemble à un fardeau supplémentaire qui s’ajoute au travail réel. C’est normal et compréhensible. Il est toutefois utile de prendre du temps pour réfléchir à la manière dont vous abordez votre charge de travail, au temps que prennent les choses et aux tâches que vous pouvez assumer – ou peut-être refuser.

Conseils pratiques

Pour relever les défis de la gestion et de la planification de votre charge de travail, ces conseils peuvent vous aider :

• Classez votre travail par ordre de priorité et fixez des objectifs et des échéances réalisables
  Au début de chaque journée de travail, prenez un créneau et passez en revue toutes les tâches que vous devez accomplir. Organisez-les par niveaux d’urgence et d’importance (voir l’image des quadrants ci-dessous : urgent et important, pas urgent mais important, urgent mais pas important, pas urgent et pas important). Certaines tâches peuvent nécessiter une attention urgente et d’autres peuvent attendre la fin de la journée. L’utilisation de la matrice de décision d’Eisenhower peut s’avérer utile car il s’agit d’un outil simple pour vous aider à établir des priorités et à vous concentrer.

(source : Brett McKay, Kate McKay : A Man’s Life, Personal Development, 2013)

• Affinez vos tâches
  Recueillez autant d’informations que possible sur chaque tâche, par exemple “pourquoi ?”, “quoi ?” et “qui ?”. Pensez également à ajouter “comment ?” si vous le savez, même s’il ne s’agit que de la première étape. Si vous avez une idée du temps que prendra cette tâche, ajoutez cela également. Cela peut vous aider à intégrer de petites tâches qui pourraient être négligées.

• Envisagez des outils de planification électronique
  Les logiciels de planification électronique peuvent vous aider à rester sur la bonne voie et à mettre en évidence les tâches urgentes. Il existe également des outils plus avancés qui vous permettent de gérer plusieurs listes de manière visuelle, sur ce que l’on appelle un tableau “Kanban”. Ils sont conçus pour les équipes mais fonctionnent parfaitement bien pour les individus. On peut citer Trello, DragApp et Basecamp.

• Évitez le multitâche
  À moins que vous ne soyez extrêmement organisé, le multitâche a tendance à être contre-productif. Se concentrer sur une seule tâche à la fois est bien plus productif.

• Discutez de la charge de travail avec votre responsable
  Si vous vous sentez surchargé ou débordé, parlez-en à votre responsible. Il pourra peut-être vous aider à gérer et à planifier votre charge de travail ou confier certaines tâches à d’autres membres de votre équipe.

• Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faires
  Vous pouvez vous sentir obligé de dire “oui” lorsque vos supérieurs ou les membres de votre équipe vous confient de nouvelles tâches, mais si vous prenez trop de responsabilités, cela peut entraîner du stress et de l’anxiété. Si vous estimez que vous n’avez pas le temps d’accomplir une tâche qui vous a été confiée, dites-le, ne vous surchargez pas. Cela peut être délicat, mais il vaut mieux être honnête sur la quantité de travail que vous pouvez gérer que d’accepter un travail que vous ne pouvez pas terminer.

• Concentrez-vous sur vos forces personnelles
  Chaque personne possède des forces uniques qu’elle peut apporter à une équipe de travail. Accepter des tâches pour lesquelles vous n’êtes pas très doué peut entraîner de la frustration et le sentiment d’être dépassé. Assurez-vous que votre équipe de travail connaît vos points forts et que vous connaissez les leurs. Une tâche pour laquelle vous êtes doué peut vous prendre moins de temps qu’aux membres de votre équipe et vice versa. Tenez compte des points forts des différents membres de l’équipe lorsque vous répartissez les tâches.

• Prenez le temps de comprendre la tâche à accomplir
  Vous assurer que vous connaissez la tâche dans ses moindres détails peut vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous connaissez bien les priorités, les résultats attendus et les délais, vous pourrez mieux comprendre la tâche à accomplir et la mener à bien en temps voulu. Si vous n’êtes pas sûr de la tâche à accomplir, demandez des précisions à un responsable ou à un membre de l’équipe.

• Sachez quand vous arrêter
  Connaître sa tâche signifie savoir quand elle est terminée. Mais ce n’est pas toujours facile à définir : il y a souvent une incertitude quant aux conditions sur lesquelles on considère qu’une tâche est achevée. Pour éviter cette incertitude, assurez-vous de vous fixer une limite de temps après laquelle vous vérifiez votre progression avec votre responsable. Vous pourrez alors évaluer ensemble ce qu’il vous reste à faire.

• Faites des pauses

Prenez le temps, pendant votre journée de travail, de vous reposer et de récupérer, de faire une promenade ou de vous reposer dans une salle du personnel ou une cafétéria. Si vous trouvez les salles du personnel et les cafétérias trop vastes, envisagez de prendre votre pause dehors, sur un banc, dans un parc ou même dans votre voiture (si vous en avez une). Si vous avez besoin de temps pour vous, c’est normal : vous n’êtes pas obligé de prendre vos pauses avec les autres membres du personnel.

• Consacrez du temps à la réalisation de petites tâches

Les petites tâches peuvent souvent figurer sur votre liste de tâches quotidiennes, mais elles sont oubliées à cause d’autres tâches plus importantes et prioritaires. Consacrez un certain temps à ces tâches, peut-être un ou deux après-midis par semaine. Si votre liste de tâches ne contient pas de petites tâches, vous vous sentirez plus frais et dispos.

• Vérifiez votre travail

Il se peut que vous passiez parfois trop de temps sur certains projets ou certaines tâches. Prenez le temps d’analyser votre temps de travail et voyez ce à quoi vous consacrez la majeure partie de votre temps. Vous devrez peut-être envisager de changer d’orientation. Vous constaterez peut-être que d’autres membres de l’équipe sont plus aptes à accomplir des tâches qui vous prennent du temps, et vous pourrez peut-être les aider à accomplir certaines de leurs tâches qui leur prennent du temps.

• Vérifiez vos rendez-vous
  Les rendez-vous ou réunions inutiles peuvent vous faire perdre du temps. Toutes les réunions auxquelles vous participez sont-elles pertinentes pour votre travail ? Si ce n’est pas le cas, demandez si votre présence est nécessaire et expliquez comment vous pourriez contribuer davantage à vos autres tâches si vous n’assistiez pas à cette réunion.

• Organisez votre paperasse
  Il peut s’agir de paperasse physique ou électronique, mais une bonne organisation de vos documents peut améliorer votre productivité. Organisez vos e-mails, vos fichiers et dossiers sur votre ordinateur, ainsi que vos documents physiques. Envisagez de n’avoir que des documents physiques pour les tâches à faire, et classez tout autre travail que vous avez terminé. Prenez des mesures immédiates avec la paperasse, organisez-la dans des dossiers appropriés et prévoyez du temps pour réorganiser ces dossiers régulièrement.

• Fermez vos courriels
  Garder votre programme de messagerie ouvert toute la journée peut être perturbant. La réception régulière de courriels peut vous distraire de la tâche à accomplir. Pensez plutôt à vérifier vos e-mails à intervalles réguliers, peut-être toutes les heures, ou à la fin de chaque tâche.

Récompensez vos réalisations
Il est important de reconnaître ce que vous avez accompli, de vous féliciter de votre travail et, si possible, de vous récompenser par quelque chose d’aussi simple qu’une tasse de thé ou de café.

Questions sur lesquelles réfléchir

Lorsque vous réfléchissez à votre charge de travail, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Avez-vous besoin d’un aménagement du poste de travail pour améliorer votre productivité ? (consultez les aménagements les plus courants sur le lieu de travail)
• Avez-vous besoin de parler de votre charge de travail à votre supérieur ou aux membres de votre équipe ?
• Avez-vous des échéances claires pour effectuer votre tâche ?
• Acceptez-vous de prendre plus de travail que ce que l’on attend de vous ?
• Connaissez-vous clairement les normes de qualité que l’on attend de vous et le temps que doit prendre une tâche donnée ?
• Avez-vous prévu des pauses suffisantes dans votre emploi du temps ?

Auteur

This article was written by Rachael Maun, Leeds Beckett University