Of u nu studeert of een baan hebt, u zult uw werklast effectief moeten beheren en de taken die u hebt gekregen goed kunnen uitvoeren. Dit artikel gaat over hoe u uw werklast effectief kunt plannen en beheren, wat op zijn beurt helpt om stress en angst te verminderen en uw productiviteit en gevoel van voldoening te verhogen.

Achtergrond

Uw werklast verwijst naar de hoeveelheid werk die u moet afmaken. Het beheren van uw werklast en de taken en activiteiten die daarbij komen kijken, is een essentieel onderdeel van het werk en ook van ons persoonlijk leven.

Voor de meesten van ons begint het met het maken van een “to-do”-lijst, maar werklastbeheer gaat verder dan dat: het houdt ook in dat u uw vorderingen bijhoudt, deadlines vaststelt en – waar nodig – andere mensen betrekt bij samenwerkingsverbanden.

Als u uw werklast effectief kunt plannen, hebt u de controle, want u weet wat er komt, en u kunt ook nee zeggen tegen taken die u gewoon niet kunt afmaken. Als u weet hoe u uw werklast efficiënt kunt beheren, kunt u productiever werken, een betere kwaliteit leveren en meer voldoening halen uit uw werk. Dit zal op zijn beurt uw stressniveaus verlagen en uw werk aangenamer maken.

Bij het plannen en beheren van uw werklast zijn er drie kernaspecten waarmee u rekening moet houden:

1. Hoeveel werk u moet doen
2. Hoe dringend of belangrijk elke taak is
3. Hoe moeilijk of tijdrovend elke taak is

Wat kan dit voor mij betekenen?

Managers verwachten vaak een hoge productiviteit van hun werknemers, en ze verwachten misschien ook dat een werknemer in staat is zijn tijd te beheren. Dit is echter geen gemakkelijke taak en overwerkt en overweldigd zijn kan leiden tot stress, angst en een verlies van productiviteit.

Uit gesprekken met afgestudeerden met autisme hebben wij geleerd dat dit een veel voorkomende uitdaging is, vooral bij het begin van een nieuwe baan. Veel voorkomende problemen zijn onder meer:

• Stress en angst over de taken die voor ons liggen
• Een algemeen gevoel van overweldigd zijn
• Risico op burn-out
• Het onvermogen om na het werk “uit te schakelen”, wat kan leiden tot een slecht slaappatroon en een onvermogen om te ontspannen
• Hoger verzuim
• Gemiste deadlines en afspraken
• Uitstelgedrag en een gebrek aan focus
• Inefficiëntie en lage kwaliteit van het werk
• Toename van fouten op het werk
• Gespannen relaties op het werk
• Gebrek aan plezier in uw werk
• Voortdurend opnieuw plannen
• Langer werken dan u zou moeten

Leren hoe u uw werklast effectief kunt plannen en beheren is een belangrijk aspect van het werk. Het kan ontmoedigend zijn, vooral wanneer het aanvoelt als een extra last bovenop het eigenlijke werk. Dat is normaal en begrijpelijk. Het is echter de moeite waard om de tijd te nemen om na te denken over hoe u uw werkbelasting benadert, hoe lang dingen u kosten en welk werk u aankunt – of waar u misschien nee tegen kunt zeggen.

Praktische tips

Om de uitdagingen van het beheren en plannen van uw werklast aan te gaan, kunnen deze tips helpen:

• Prioriteer uw werk en stel haalbare doelen en deadlines 

Ga aan het begin van elke werkdag zitten en bekijk alle taken die u moet afmaken. Rangschik deze naar urgentie en belangrijkheid (zie onderstaande afbeelding met kwadranten: dringend en belangrijk, niet dringend maar belangrijk, dringend maar niet belangrijk, niet dringend en niet belangrijk). Sommige taken hebben dringend aandacht nodig en andere kunnen wachten tot het einde van de dag. De Eisenhower beslissingsmatrix kan nuttig zijn, omdat het een eenvoudig hulpmiddel is om prioriteiten te stellen en te focussen.

(bron: Brett McKay, Kate McKay: A Man’s Life, Personal Development,, 2013)

• Verfijn uw taken

Verzamel zoveel mogelijk informatie over elke taak, bv. ‘waarom’, ‘wat’ en ‘wie’, overweeg ook om ‘hoe’ toe te voegen als u dit weet, zelfs al is het maar de eerste stap. Als u een idee hebt van de tijd die nodig is om deze taak te voltooien, voeg dat dan ook toe. Dit kan u helpen om kleinere taken in te passen die anders over het hoofd worden gezien.

• Overweeg elektronische planningstools
  Elektronische planningssoftware kan u helpen op koers te blijven en dringende taken te markeren. Voorbeelden van elektronische to-do lijst software zijn: Apple Reminders, Microsoft To-Do, Google Tasks. Er zijn ook meer geavanceerde tools waarmee u verschillende lijsten op een visuele manier kunt beheren, op een zogenaamd “Kanban” bord. Ze zijn ontworpen voor teams, maar werken ook perfect voor individuen. Voorbeelden zijn Trello, DragApp en Basecamp

• Vermijd multitasking

Behalve als u zeer georganiseerd bent, werkt multitasking vaak averechts en is het veel productiever om u op één taak tegelijk te concentreren.

• Bespreek de werklast met uw manager

Spreek met uw manager als u het gevoel hebt dat u overwerkt of overweldigd wordt. Hij of zij kan u misschien helpen uw werklast te beheren en te plannen of sommige taken aan andere leden van uw team toe te wijzen.

• Erken dat u niet alles kunt doen
  U kunt zich verplicht voelen om ‘ja’ te zeggen als managers of teamleden uw nieuwe taken voorleggen, maar als u te veel verantwoordelijkheid op uw neemt, kan dat leiden tot stress en angst. Als u het gevoel hebt dat u niet de tijd hebt om een taak te volbrengen die van u gevraagd wordt, zeg dat dan, overbelast uzelf niet. Dit kan lastig zijn, maar eerlijk zijn over hoeveel werk u aankunt is beter dan werk accepteren dat u niet aankunt.

• Focus op uw persoonlijke sterke punten

Iedere persoon heeft unieke sterke punten die hij kan inbrengen in een werkteam en het aanvaarden van taken waar u misschien niet zo goed in bent, kan leiden tot frustratie en een gevoel van overweldiging. Zorg ervoor dat uw team uw sterke punten kent en dat u die van hen kent. Iets waar u goed in bent, kost u misschien minder tijd dan uw teamleden en omgekeerd. Houd rekening met de sterke punten van de verschillende teamleden bij het verdelen van taken.

• Neem de tijd om de taak te begrijpen

Zorgen dat u de taak door en door kent, kan veel tijd besparen. Als u duidelijk bent over prioriteiten, resultaten en tijdlijnen, kunt u de taak beter begrijpen en op tijd afronden. Als u niet zeker bent van uw taak, vraag dan een manager of teamlid om opheldering.

• Weten wanneer u moet stoppen

Weten wanneer uw taak af is, betekent weten wanneer het af is. Dit is echter niet altijd gemakkelijk te bepalen en vaak heerst er onzekerheid over de norm waaraan een taak moet voldoen. Om deze onzekerheid te vermijden, moet u voor uzelf een tijdslimiet bepalen waarna u bij uw manager informeert naar uw vooruitgang. U kunt dan samen beoordelen hoeveel er eventueel nog te doen is.

• Neem pauzes

Neem de tijd van uw werkdag om uit te rusten en bij te komen, een wandeling te maken of uit te rusten in een personeelsruimte of cafetaria. Als uw personeelsruimten en cafetaria’s overweldigend vindt, overweeg dan om uw pauze buiten te nemen, op een bankje, in een park of zelfs in uw auto (als u die hebt). Als uw tijd voor uzelf nodig hebt, is dat prima, u hoeft uw pauzes niet met andere personeelsleden te nemen.

• Maak tijd vrij voor kleinere taken

Kleine taken staan vaak op uw dagelijkse takenlijst, maar worden vergeten door andere taken die belangrijker zijn en een hogere prioriteit hebben. Trek een bepaalde tijd uit voor deze taken, misschien een of twee middagen per week. Als u een takenlijst hebt die geen kleine taken bevat, voelt u zich frisser.

• Controleer uw werk

Soms besteedt u misschien te veel tijd aan bepaalde projecten of taken. Neem de tijd om uw werktijd te analyseren en te zien waar u de meeste tijd aan besteedt. Misschien moet u overwegen uw focus te veranderen, of misschien ontdekt u dat andere teamleden beter zijn in het uitvoeren van taken die voor u tijdrovend zijn, en misschien kunt u hen helpen met sommige van hun taken, die zij tijdrovend vinden.

• Controleer uw afspraken 

Onnodige afspraken of vergaderingen kunnen uw tijd verspillen. Zijn alle vergaderingen die u bijwoont relevant voor uw werk? Zo niet, vraag dan of het nodig is dat u de vergadering bijwoont en leg uit hoe u een grotere bijdrage aan uw andere taken zou kunnen leveren als u de vergadering niet bijwoonde.

• Organiseer uw papierwerk

Dit kan fysiek papierwerk zijn of elektronisch papierwerk, maar als u ervoor zorgt dat uw documenten goed georganiseerd zijn, kan dit de productiviteit verbeteren. Organiseer uw e-mails, uw bestanden en mappen op uw computer en uw fysieke papierwerk. Overweeg om alleen fysieke documenten te hebben voor ‘to-do’-werk, en berg al het andere werk dat u hebt voltooid op. Onderneem onmiddellijk actie met papierwerk, orden het in de juiste mappen en plan tijd in om deze mappen regelmatig te reorganiseren.

• Sluit uw e-mails

De hele dag uw e-mailprogramma openhouden, kan storend zijn, het regelmatig ontvangen van inkomende e-mails kan u afleiden van de taak die u moet uitvoeren. Overweeg in plaats daarvan uw e-mails op regelmatige tijdstippen te controleren, misschien elk uur, of aan het einde van elke taak.

• Beloon uw prestaties

Het is belangrijk te erkennen wat u hebt bereikt, uzelf te prijzen voor uw harde werk en indien mogelijk uzelf te belonen met iets simpels als een kopje thee of koffie.

Vragen om over na te denken

Wanneer u nadenkt over uw werklast, kunt u de volgende vragen overwegen:

• Hebt u aanpassingen op de werkplek nodig om uw productiviteit te verbeteren?
  (bekijk de meest voorkomende aanpassingen op de werkplek)
• Moet u met uw manager of teamleden spreken over uw werklast?
• Heeft u duidelijke deadlines voor uw taak?
• Neemt u meer werk op u dan van u verwacht wordt?
• Bent u duidelijk over de kwaliteitsnorm die van u wordt verwacht, en hoe lang een bepaalde taak zou moeten duren?
• Hebt u voldoende pauzes in uw schema ingepland?

Auteur

This article was written by Rachael Maun, Leeds Beckett University