Ob an der Universität oder im Beruf – Sie müssen Ihr Arbeitspensum effektiv bewältigen und die Ihnen zugewiesenen Aufgaben im Griff behalten. In diesem Artikel geht es darum, wie Sie Ihr Arbeitspensum effektiv planen und bewältigen können, was wiederum dazu beiträgt, Stress und Ängste abzubauen und Ihre Produktivität und Ihr Gefühl der Erfüllung zu steigern.

Hintergrund

Ihr Arbeitspensum bezieht sich auf die Menge an Arbeit, die Sie erledigen müssen. Die Bewältigung Ihres Arbeitspensums und der damit verbundenen Aufgaben und Aktivitäten ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit und auch unseres Privatlebens.

Für die meisten von uns fängt es damit an, eine Aufgabenliste zu erstellen, aber die Verwaltung des Arbeitspensums geht darüber hinaus: Es geht auch darum, den eigenen Fortschritt zu verfolgen, Fristen zu setzen und – wo nötig – andere Personen in die Zusammenarbeit einzubeziehen.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihr Arbeitspensum effektiv zu planen, haben Sie die Kontrolle, da Sie wissen, was auf Sie zukommt, und Sie können auch Aufgaben ablehnen, die Sie einfach nicht erledigen können. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihr Arbeitspensum effizient bewältigen können, können Sie auch produktiver arbeiten, bessere Ergebnisse erzielen und zufriedener sein. Dies wiederum wird Ihren Stresspegel senken und Ihre Arbeit angenehmer machen.

Bei der Planung und Bewältigung Ihres Arbeitspensums sind drei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen:

1. Wie viel Arbeit Sie zu tun haben
2. Wie dringend oder wichtig jede Aufgabe ist
3. wie schwierig oder zeitaufwändig jede Aufgabe ist

Wie kann sich das auf mich auswirken?

Manager neigen dazu, von ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Produktivität zu erwarten, und sie erwarten vielleicht auch, dass ein Mitarbeiter in der Lage ist, seine Zeit einzuteilen. Dies ist jedoch keine leichte Aufgabe, und Überlastung und Überforderung können zu Stress, Angst und Produktivitätsverlust führen.

Aus Gesprächen mit autistischen Hochschulabsolventen haben wir erfahren, dass dies eine häufige Herausforderung ist, vor allem wenn man eine neue Stelle antritt. Zu den häufigen Problemen gehören:

• Stress und Ängste vor den anstehenden Aufgaben
• Ein allgemeines Gefühl der Überforderung
• Risiko eines Burnouts
• Die Unfähigkeit, nach der Arbeit “abzuschalten”, was zu einem schlechten Schlafverhalten und der Unfähigkeit, sich zu entspannen, führen kann
• Höhere Abwesenheitsquoten
• Verpasste Fristen und Termine
• Aufschieberitis und mangelnde Konzentration
• Ineffizienz und geringe Qualität der Arbeit
• Zunahme der Fehler bei der Arbeit
• Angespannte Beziehungen am Arbeitsplatz
• Mangelnde Freude an Ihrer Arbeit
• Ständige Neuplanung
• Länger arbeiten als Sie sollten

Zu lernen, wie man sein Arbeitspensum effektiv plant und bewältigt, ist ein wichtiger Aspekt der Arbeit. Das kann entmutigend sein, vor allem wenn es sich wie eine zusätzliche Belastung neben der eigentlichen Arbeit anfühlt. Das ist normal und verständlich. Es lohnt sich jedoch, sich die Zeit zu nehmen, um darüber nachzudenken, wie Sie an Ihr Arbeitspensum herangehen, wie lange Sie für die Dinge brauchen und welche Arbeiten Sie übernehmen können – oder vielleicht auch ablehnen müssen.

Praktische Tipps

Die folgenden Tipps können Ihnen helfen, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen und zu planen:

• Setzen Sie Prioritäten für Ihre Arbeit und legen Sie erreichbare Ziele und Fristen fest
  zu Beginn eines jeden Arbeitstages hin und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie erledigen müssen. Ordnen Sie diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit (siehe Quadrantenbild unten: dringend und wichtig, nicht dringend, aber wichtig, dringend, aber nicht wichtig, nicht dringend und nicht wichtig). Einige Aufgaben müssen dringend erledigt werden, andere können bis zum Ende des Tages
  Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix ist ein einfaches Instrument, das Ihnen hilft, Prioritäten zu setzen und sich zu konzentrieren.
  (Quelle: Brett McKay, Kate McKay: A Man’s Life, Personal Development, 2013)

• Verfeinern Sie Ihre Aufgaben
  so viele Informationen wie möglich zu jeder Aufgabe, z. B. “warum”, “was” und “wer”, fügen Sie auch “wie” hinzu, wenn Sie dies wissen, selbst wenn es nur der erste Schritt ist. Wenn Sie eine Vorstellung davon haben, wie lange die Erledigung der Aufgabe dauern wird, fügen Sie auch dies hinzu. Dies kann Ihnen helfen, kleinere Aufgaben einzuplanen, die Sie sonst vielleicht übersehen würden.
• Erwägen Sie elektronische Planungstools
  Elektronische Planungssoftware kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und dringende Aufgaben hervorzuheben. Beispiele für elektronische To-Do-Listen sind Apple Reminders, Microsoft To-Do und Google Tasks. Es gibt auch fortschrittlichere Tools, mit denen Sie mehrere Listen auf einer so genannten “Kanban”-Tafel verwalten können. Diese Tools sind für Teams konzipiert, funktionieren aber auch für Einzelpersonen hervorragend. Beispiele sind Trello, DragApp und
• Vermeiden Sie Multitasking
  Sofern Sie nicht extrem gut organisiert sind, ist Multitasking eher kontraproduktiv, und es ist viel produktiver, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
• Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Arbeitsbelastung
  Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wenn Sie sich überlastet oder überfordert fühlen. Er kann Ihnen vielleicht helfen, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen und zu planen oder einige der anstehenden Aufgaben an andere Mitglieder Ihres Teams zu verteilen.
• Erkennen Sie an, dass Sie nicht alles tun können
  Sie fühlen sich vielleicht gezwungen, “ja” zu sagen, wenn Vorgesetzte oder Teammitglieder Ihnen neue Aufgaben übertragen, aber wenn Sie zu viel Verantwortung übernehmen, kann das zu Stress und Unruhe führen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht die Zeit haben, eine Aufgabe zu erledigen, die Ihnen gestellt wurde, sagen Sie es, überfordern Sie sich nicht. Das kann schwierig sein, aber ehrlich zu sagen, wie viel Arbeit Sie bewältigen können, ist besser, als Arbeit anzunehmen, die Sie nicht erledigen können.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre persönlichen Stärken
  Jeder Mensch hat einzigartige Stärken, die er in ein Arbeitsteam einbringen kann, und die Übernahme von Aufgaben, in denen man nicht besonders gut ist, kann zu Frustration und dem Gefühl der Überforderung führen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsteam Ihre Stärken kennt und dass Sie deren kennen. Für etwas, das Sie gut können, brauchen Sie vielleicht weniger Zeit als Ihre Teammitglieder und umgekehrt. Berücksichtigen Sie die Stärken der einzelnen Teammitglieder bei der Aufteilung der Aufgaben.
• Nehmen Sie sich Zeit, um die Aufgabe zu verstehen
  Wenn Sie die Aufgabe in- und auswendig kennen, können Sie eine Menge Zeit sparen. Wenn Sie sich über Prioritäten, Ergebnisse und Fristen im Klaren sind, können Sie die Aufgabe besser verstehen und sie rechtzeitig erledigen. Wenn Sie sich bei einer Aufgabe unsicher sind, bitten Sie einen Vorgesetzten oder ein Teammitglied um Klärung.
• Wissen, wann man aufhören muss
  Wer seine Aufgabe gut kennt, sollte wissen, wann sie beendet ist. Dies ist jedoch nicht immer leicht zu definieren, und oft herrscht Unklarheit über den Standard, mit dem eine Aufgabe abgeschlossen werden muss. Um diese Ungewissheit zu vermeiden, sollten Sie sich eine Frist setzen, nach der Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten über Ihren Fortschritt informieren. Sie können dann gemeinsam einschätzen, ob und wie viel noch zu tun ist.
• Legen Sie Pausen ein
  Um sich auszuruhen und zu erholen, spazieren zu gehen oder sich in einem Personalraum oder einer Cafeteria auszuruhen. Wenn Sie Personalräume und Cafeterien als überfordernd empfinden, sollten Sie Ihre Pause im Freien, auf einer Bank, in einem Park oder sogar in Ihrem Auto (wenn Sie eines haben) verbringen. Wenn Sie Zeit für sich brauchen, ist das in Ordnung, Sie müssen Ihre Pausen nicht mit anderen Mitarbeitern verbringen.
• Nehmen Sie sich Zeit für die Erledigung kleinerer Aufgaben
  Kleine Aufgaben stehen oft auf Ihrer täglichen To-Do-Liste, werden aber aufgrund anderer wichtigerer und vorrangigerer Aufgaben vergessen. Nehmen Sie sich eine gewisse Zeit für diese Aufgaben, vielleicht einen oder zwei Nachmittage pro Woche. Wenn Sie eine Aufgabenliste haben, auf der keine kleineren Aufgaben stehen, fühlen Sie sich erholter.
• Überprüfen Sie Ihre Arbeit
  Manchmal verbringen Sie vielleicht zu viel Zeit mit bestimmten Projekten oder Aufgaben. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Arbeit zu analysieren und zu sehen, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden. Vielleicht müssen Sie Ihren Schwerpunkt ändern, oder Sie stellen fest, dass andere Teammitglieder Aufgaben, die für Sie zeitaufwändig sind, besser erledigen können, und Sie können ihnen bei einigen ihrer Aufgaben, die sie als zeitaufwändig empfinden, helfen.
• Überprüfen Sie Ihre Termine
  Unnötige Termine oder Besprechungen können Ihre Zeit verschwenden. Sind alle Besprechungen, an denen Sie teilnehmen, für Ihre Arbeit relevant? Wenn nicht, fragen Sie, ob Ihre Teilnahme notwendig ist, und begründen Sie dies damit, dass Sie einen größeren Beitrag zu Ihren anderen Aufgaben leisten könnten, wenn Sie nicht an dieser Besprechung teilnehmen würden.
• Organisieren Sie Ihren Papierkram
  Es kann sich dabei um physischen oder elektronischen Papierkram handeln, aber eine gute Organisation Ihrer Dokumente kann die Produktivität steigern. Organisieren Sie Ihre E-Mails, Ihre Dateien und Ordner auf dem Computer und Ihren physischen Papierkram. Überlegen Sie, ob Sie nur physische Dokumente für die zu erledigenden Aufgaben haben wollen, und legen Sie alle anderen erledigten Arbeiten ab. Kümmern Sie sich sofort um den Papierkram, ordnen Sie ihn in geeigneten Ordnern und planen Sie Zeit ein, um diese Ordner regelmäßig neu zu ordnen.
• Schließen Sie Ihre E-Mails
  Dass Ihr E-Mail-Programm den ganzen Tag über geöffnet ist, kann störend sein, und der regelmäßige Eingang von E-Mails kann Sie von der anstehenden Aufgabe ablenken. Überlegen Sie stattdessen, ob Sie Ihre E-Mails in regelmäßigen Abständen überprüfen sollten, z. B. jede Stunde oder am Ende jeder Aufgabe.
• Belohnen Sie Ihre Leistungen
  Es ist wichtig, dass Sie anerkennen, was Sie erreicht haben, dass Sie sich für Ihre harte Arbeit loben und sich nach Möglichkeit mit etwas so Einfachem wie einer Tasse Tee oder Kaffee belohnen.

Fragen, über die man nachdenken sollte

Wenn Sie über Ihr Arbeitspensum nachdenken, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Müssen Sie Ihren Arbeitsplatz anpassen, um Ihre Produktivität zu steigern?
  (sehen Sie sich die häufigsten Anpassungen am Arbeitsplatz an)
• Müssen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihren Teammitgliedern über Ihre Arbeitsbelastung sprechen?
• Haben Sie klare Fristen für Ihre Aufgabe?
• Nehmen Sie mehr Arbeit auf sich, als von Ihnen erwartet wird?
• Sind Sie sich darüber im Klaren, welcher Qualitätsstandard von Ihnen erwartet wird und wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern sollte?
• Haben Sie in Ihrem Zeitplan genügend Pausen eingeplant?

Autor

Dieser Artikel wurde von Rachael Maun, Leeds Beckett University, geschrieben.